НОВА ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА У ШКОЛАХ

Міністерством освіти і науки затверджена нова Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти:  наказ МОН № 676          від 25.06.2018 року «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти».

Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у державних і комунальних закладах загальної середньої освіти.

У загальних положеннях окреслено  наступне.

Інструкція визначає, як мають бути складені накази, протоколи, листи, акти та інші шкільні документи, визначає особливості складання номенклатури справ, зберігання документів тощо.

Окремо інструкцією визначені вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки. Зокрема, документом визначені вимоги до шрифтів, міжрядкових інтервалів тексту, розмірів полів документів та інші особливості оформлення шкільної документації.

Дотримання норм документа є обов'язковим для всіх державних і комунальних шкіл.

 Заклади організовують діловодство відповідно до інструкції, яка розробляється на основі цієї Інструкції та затверджується керівником закладу.

 Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у закладі здійснюються відповідальною особою, яка  призначається керівником закладу.

 Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Заклади можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції.

 Порядок організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначається Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації".

У закладі діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Строки зберігання документів, що створюються під час діяльності закладу, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами).

Крім того, Інструкція містить такі розділи:

• Загальні вимоги до створення, оформлення та документування управлінської інформації
• Особливі вимоги до складання деяких видів документів
• Реєстрація документів
• Складання номенклатури справ
• Формування справ, зберігання документів
• Експертиза цінності документів
• Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки
• Перелік документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу
• Перелік документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою.

За матеріалами освітніх сайтів